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Time Management

 

Il “time management” ovvero la “gestione del tempo”, un’abilità che è di fondamentale importanza per il raggiungimento del nostro successo.

 

Una scarsa capacità di gestione del tempo genera stress, una sensazione di sopraffazione e, soprattutto, nel lungo periodo ci porta a procrastinare la realizzazione di tutte quelle cose che dovremmo fare per avere successo.

 

Quando un progetto sembra troppo grande o complicato, è molto facile trovare dei buoni motivi per rimandare la sua realizzazione: ogni volta che pensiamo a quel progetto, sembra sempre non essere il momento giusto, oppure siamo noi a non sentirci in vena di occuparcene in quel momento.

Procrastinare diventa un'abitudine, cui si aggiunge lo stress causato dal senso di colpa che ci mordicchia la coscienza ogni volta che continuiamo a rimandare il lavoro da fare.

Fortunatamente per noi, se riusciamo ad accorgerci di questo e ad essere consapevoli dei nostri comportamenti, diventa molto più facile evitare i 4 errori più comuni che ci portano a procrastinare:

 

1) Assenza di concentrazione

Sappiamo che il progetto deve essere realizzato, ma abbiamo difficoltà a focalizzarci su di esso per un periodo di tempo sufficiente.

Quando accade questo, è utile suddividere il nostro progetto in obiettivi più piccoli, e completare un unico compito alla volta. Quando si sarà completato il primo di questi compiti, sarà più facile passare al secondo, e poi al terzo, e il quarto, e così via. Completare un singolo obiettivo è fonte di appagamento, aiuta la nostra motivazione e ci fa stare bene.

Quando impostiamo i nostri obiettivi, assicuriamoci che siano chiari, specifici, misurabili e limitati nel tempo. Un obiettivo senza una scadenza non è un obiettivo: è una discussione, un’intenzione, e niente di più.

 

2) Gestione eccessiva

Ogni volta che avviamo un nuovo progetto, ci ritroviamo a dover imparare nuove competenze e conoscenze, e questo può essere un fattore eccitante, ma anche frustrante: man mano che il nostro apprendimento progredisce e si fa più complesso, la quantità di lavoro aumenta e ci travolge.

Prendiamoci allora il tempo per rallentare e, se necessario, rimandiamo alcuni aspetti del nostro progetto ad una data da destinarsi. Anche in questo caso, è spesso d’aiuto semplificare, spezzettare il progetto in blocchi di dimensioni minori e occuparsi di una cosa alla volta.

Scegliamo quegli aspetti del nostro progetto che riteniamo prioritari, e concentriamoci inizialmente solo su di essi.

 

3) Mancanza di chiarezza

Che si tratti dell’andamento generale della nostra azienda o di una singolo compito da portare a termine, la mancanza di chiarezza può letteralmente uccidere la produttività.

Quando si parla di successo, la parola chiarezza è forse la più importante di tutte: le persone di successo hanno molto, molto chiaro chi sono e che cosa vogliono, in ogni ambito della loro vita, e stilano spesso dei veri e propri piani di azione che seguono passo passo, un giorno dopo l’altro.

 

4) Indecisione su come ottimizzare il lavoro

Questo è un punto cruciale. Stiamo lavorando ad un nuovo progetto, ma allo stesso tempo abbiamo anche i nostri compiti quotidiani da portare avanti. Siamo responsabili di una serie di compiti, ma non sappiamo quali dovrebbero essere completati per primi.

La cosa migliore da fare in questi casi è eseguire un semplice esercizio che io chiamo la “Lista ABCDE”. Facciamo una lista di tutte le attività necessarie, poi etichettiamo ogni operazione con una A, una B, una C, una D o una E:

"A" sono i compiti che dobbiamo assolutamente fare e il cui inadempimento porterebbe gravi conseguenze.

"B" sono i compiti che dobbiamo fare e il cui inadempimento porta a conseguenze minori. La regola è: mai lavorare su un compito B quando c'è un compito A lasciato incompiuto.

"C" sono i compiti sarebbe bello fare, ma che non hanno conseguenze né positive né negative.

"D" sono i compiti che possiamo delegare a qualcun altro.

"E" sono i compiti che possiamo, e dobbiamo, eliminare. Dopotutto, possiamo tenere davvero il nostro tempo sotto controllo solo se eliminiamo tutte le attività che non sono necessarie.

 

Dobbiamo avere chiaro dove vogliamo arrivare - se il nostro obiettivo non è estremamente chiaro, allora non ha senso imparare ad ottimizzare il nostro tempo, perché servirà solo a farci muovere più velocemente verso una destinazione che però, in realtà, non ci interessa davvero.

Una volta che avremo individuato i nostri obiettivi, i nostri valori, la visione e la missione della nostra vita e del nostro lavoro, e saremo stati chiari riguardo a cosa vogliamo realizzare e il modo migliore per raggiungerlo, allora, e solo allora, potremo iniziare a gestire il nostro tempo nel modo migliore per noi.

 

Tratto da www.risorsedellamente.it

 

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